고충처리 운영지침

2025.05.29 시행

제1조 (목적)

이 지침은 주식회사 유디임팩트 임직원 및 외부 이해관계자(계약업체, 간접 공급업체, 지역 사회 등), 내부 이해관계자(직접 공급업체, 서비스 제공업체 등)의 고충처리를 위하여 필요한 사항과 고충처리위원회의 구성 및 운영에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (정의)

이 지침에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “고충처리”란 직원의 근무조건, 인사관리, 기타 신상문제와 관련된 고충사항에대하여 처리하는 행위를 말한다.

2.  “신청인”이란 고충사항에 대하여 해결을 신청한 직원을 말한다.

3. “고충처리위원”이란 고충사항에 대한 상담·처리 등을 담당하는 임직원을 말한다.

4. “사외상담원”이란 노무담당 부서에서 외부 고충상담 전문가로 지정한 사람을 말한다

제3조(적용범위 범위)

이 지침은 (이하 “회사라 함) 직원 및 내부/외부 이해관계자에 대하여 적용한다.

제4조(고충처리 대상 등)

직원은 다음 각 호와 관련한 고충처리를 신청할 수 있다.

1. 근로조건, 근로환경, 복지와 관련한 고충사항

2. 인사, 교육훈련, 복무와 관련한 고충사항

3. 윤리적 위법 행위 (사기, 부패, 뇌물 등)

4. 환경 위반 또는 지속 불가능한 관행

5. 회사 정책, 윤리 강령, 제3자 의무 위반

6. 직장 내 괴롭힘 또는 성희롱 관련 행위

7. 기타 개인의 정신적, 심리적, 신체적 사유 등으로 인하여 발생되는 직무수행과 관련한 고충사항

제5조(고충처리 위원회)

① 직원의 고충을 처리하기 위해 고충처리위원회(이하 “위원회”라 한다)를 회사 내에둔다.

② 위원회 위원(이하 “위원”이라 한다)은 노사를 대표하는 각 1인 이상 동수로 3명 이내로 선임하여 구성한다.

③ 위원의 임기에 관하여는 3년으로 한다.

④ 고충처리위원은 다음 각 호의 사항을 처리한다.

1. 고충상담

2. 고충처리 의안의 작성 및 처리

3. 회의 진행에 필요한 준비

4. 회의록 작성 및 보관

5. 그 밖에 필요한 사항

제6조 (고충상담)

직원은 개인의 고충 및 처리 절차와 관련하여 위원을 통해 고충상담을 받을 수 있으며, 전문가 상담이 필요한 경우 사외상담원의 상담을 요청할 수 있다.

제7조 (고충처리 신청 및 접수)

① 신청 대상 및 방법

1. 임직원이 고충처리를 신청할 때에는 고충처리 신청서(이하“신청서”라 함)를 위원에게 제출하여야 한다. 다만, 고충이 경미한 경우에는 구두로 신청할 수 있다. 이 경우 위원은 접수 및 주요 내용을 기록 관리하여야 한다.

2. 외부/내부 이해관계자의 고충 및 제보는 회사 홈페이지, 전자우편 또는 윤리 사례 관리자가 지정한 채널을 통해 접수한다.

② 접수 및 기록 관리

1. 임직원이 위원에게 고충을 신청한 경우, 위원은 고충을 접수하고 기록 및 관리하여야 한다.

2. 이해관계자 고충이 제1항 제2호의 채널을 통해 접수된 경우, 윤리 사례 관리자는 이를 확인하고 위원회에 즉시 전달하며 기록 및 관리하여야 한다.

③ 처리 원칙 및 비밀 유지

1. 위원회는 접수된 모든 고충(임직원 및 이해관계자 고충 포함)에 대하여 직원 고충처리에 준하여 신속하게 사실관계를 파악하고 공정하게 처리하여야 한다.

2. 위원회는 고충처리 과정에서 관련 법규 및 계약에 따른 비밀 유지 의무를 철저히 준수하여야 한다.

④ 처리 결과 통보

1. 위원회 또는 위원은 신청일로부터 10일 이내에 처리결과를 해당 신청인(임직원 또는 외부/내부 이혜관계자)에게 통보하여야 한다.

2. 위원회는 고충처리가 완료된 후 합리적인 범위 내에서 그 처리 결과를 해당 이해관계자에게 통보할 수 있다.

제8조(고충처리)

① 위원회는 신청서가 접수된 때에 지체 없이 이를 처리하여야 한다.

② 위원회 또는 위원은 신청일로부터 10일 이내에 처리결과를 해당 신청인에게 통보하여야 한다. 다만, 고충사항 조사 등의 사정으로 기한을 연장할 필요가 있을 경우에는 신청인에게 사유를 통지하고 10일에 한하여 통보 기한을 연장할 수 있다.

③ 위원회가 필요하다고 판단되는 사항에 대해서는 노사 조사팀을 동수로 구성하여 조사할 수 있다.

④ 위원회 회의는 재적위원 과반수 출석으로 개회하고, 출석위원 전원 과반수 찬성으로 의결한다.

⑤ 위원회는 고충처리에 필요하다고 인정할 때에는 신청인, 참고인 등 관계인을 출석시켜 진술하게 하거나 외부전문가(변호사, 노무사 등)를 위원회에 참여시켜 자문을 받을 수 있다.

⑥ 위원회는 고충처리 심의, 결정사항의 합리성 여부 등을 검토하기 위하여 신청인과 동일 또는 유사 직급(직무)에 있는 직원의 의견을 수렴할 수 있다.

제9조(회피 및 기피)

① 신청인의 신청사유와 밀접한 관계가 있는 위원은 해당 고충처리를 회피할 수 있다.

② 신청인은 위원이 고충처리의 공정성을 기대하기 어렵다고 판단될 때에는 해당 위원의 기피를 신청할 수 있다.

제10조(고충처리 재신청)

① 신청인은 위원 또는 위원회의 고충처리 결과에 대하여 이의가 있는 경우에는 1회에 한하여 동일한 사안에 대해 고충처리를 재신청할 수 있다.

② 제1항에 따라 고충처리를 재신청하려는 신청인은 고충처리 결과를 통보받은 날부터 14일 이내에 신청서를 보완하여 제출하여야 한다.

제11조(위원회에 의한 결과처리)

① 위원회는 고충해소 등을 위한 제도개선 또는 예산수반 등이 필요한 경우에 사장에게 제도개선 또는 예산편성 등을 요청할 수 있다.

② 사장은 제1항에 따른 요청을 받을 경우에 제도개선 또는 예산편성 등 고충해소 등을 위해 필요한 노력을 하여야 한다.

③ 위원은 고충처리 결정사항을 사장에게 서면 보고하여야 하며, 신속한 고충해소를위하여 책임자 등에게 고충처리 결정사항을 지체 없이 통보하고 시정조치를 요구하여야 한다.

④ 제3항에 따라 시정조치 요구를 통보받은 책임자 등은 통보일로부터 5일 이내 조치 완료 또는 조치 계획을 사장에게 서면으로 보고하여야 한다.

⑤ 위원회는 주요 고충처리 사례 및 제도 개선 결과 등을 개인 식별이 불가능하도록 비식별화하여 전체 직원에게 정기적으로 공유함으로써 제도의 투명성과 신뢰를 높일 수 있다.

제12조(비밀유지 의무)

① 위원회 위원, 사외상담원, 조사팀 등 고충처리 업무에 관련된 모든 인원은 고충 내용 및 신청인의 인적 사항을 철저히 비밀로 유지해야 하며, 이를 누설해서는 안 된다.

② 비밀 유지 의무를 위반하여 신청인에게 불이익을 초래한 자는 회사의 인사 규정에 따라 엄중히 징계할 수 있다.

제13조(불이익 처우 금지)

① 고충을 신청한 직원은 허위 사실을 제기한 경우를 제외하고는 고충처리 신청으로 인한 불이익 처분 또는 대우를 받지 아니한다.

② 회사는 위원 등의 정당한 업무수행을 보장하여야 하며, 이를 이유로 불이익한 처우를 할 수 없다.

제14조(대장 비치)

① 위원은 고충사항 접수 및 처리대장을 작성, 비치하고 이를 1년간 보존하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고, 개인정보보호 등의 사유로 신청인으로부터 요청이 있는 경우에는 제3자가 알 수 없도록 대장에 기재하는 등 필요한 조치를 하여야 한다.

제15조(시행일)

본 고충처리 운영지침은 2025. 05. 29.일자로 시행한다.